Πέμπτη, Νοέμβριος 21, 2019

Οι 5 χρυσοί κανόνες στην επιλογή ERP

/ Παρασκευή, 17 Μαΐου 2013 / Σχολιάστε πρώτοι! Κατηγορία Τεχνολογία

erpΣυνήθως μια εταιρεία αποφασίζει να προχωρήσει σε μια υλοποίηση ERP, όταν οι “πληγές της αρχίζουν να γίνονται ανυπόφορες”. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό το σημείο φτάνει όταν αρχίζουν να διαπιστώνονται στοιχεία όπως η αναποτελεσματικότητα των επιχειρηματικών διαδικασιών, η αδιαφάνεια στο reporting και η έκθεση σε υπερβολικούς κινδύνους.

Οι επιχειρήσεις σε γενικές γραμμές  θα πρέπει να γνωρίζουν ότι θα αποτύχουν αν αρχίσουν την αναζήτηση ενός συστήματος ERP κοιτώντας κοντόφθαλμα ή μόνο για την επίλυση προβλημάτων όταν κάτι τέτοιο γίνεται επιτακτικό. Η προσέγγιση αυτή όμως έχεις ως αποτέλεσμα πολλές φορές να αφήνουν εκτός πολλές σημαντικές “λεπτομέρειες” που έπρεπε να πρωταγωνιστούν στη διαδικασία της επιλογής. Ας δούμε 5 βήματα που πρέπει να ακολουθούνται σε κάθε περίπτωση.

1. Ξεκινάμε τη επιλογή ERP χωρίς την… επιλογή

Όπως αναφέραμε ήδη, η ύπαρξη προβλημάτων σε μια επιχείρηση δεν μπορεί να αποτελεί τον μόνο λόγο επιλογής και υλοποίησης μιας λύσης ERP. Επιπλέον δεν θα πρέπει να ανάγουμε τα αναγνωρισμένα προβλήματα σε κριτήρια επιλογής.

Για παράδειγμα, μια επιχείρηση που δραστηριοποιείται στο χώρο των κατασκευών μπορεί να αναγνωρίσει ότι έχει προβλήματα στον έλεγχο των δαπανών. Θα πρέπει με πολύ συγκεκριμένο τρόπο να προσεγγίσει τους vendors αναφέροντας τα δικά της δεδομένα. Αν η προσέγγιση γίνει με τη λογική ότι η εταιρεία χρειάζεται κάποιο καλύτερο τρόπο διαχείρισης δαπανών, είναι δεδομένο ότι όλοι οι vendors μπορούν, και φυσικά θα απαντήσουν θετικά! Μπορεί η απάντηση σε πρώτη φάση να μοιάζει ικανοποιητική αλλά η υλοποίηση μπορεί να δείξει ότι η προσέγγιση ήταν λάθος.

Η επιλογή μιας λύσης ERP δεν είναι πυρηνική φυσική, ειδικά αν συγκριθεί με την απλότητα που μπορεί να έχουν κάποιες σύγχρονες υλοποιήσεις. Από την άλλη όμως εξακολουθεί να εντυπωσιάζει το γεγονός ότι υπάρχουν ακόμη και σήμερα υλοποιήσεις που αποτυγχάνουν γιατί η επιλογή πραγματοποιήθηκε με λάθος κριτήρια.

Η επιλογή του κατάλληλους συστήματος από τον κατάλληλο κατασκευαστή είναι θεμελιώδεις παράγοντες επιτυχίας. Αν η επιχείρηση δεν καταφέρει να κάνει κάτι τέτοιο επιτυχημένα, είναι σχεδόν σίγουρο ότι δεν θα απολαύσει τα οφέλη που μπορεί να της φέρει μια λύση ERP.

2. Εσωτερική αποτίμηση: Προσδιορίζοντας τη σκοπιμότητα και τις απαιτήσεις του ERP

Η εσωτερική αποτίμηση μπορεί να πάρει αρκετές μορφές. Οι δυο πιο συνήθεις είναι οι ακόλουθες:

  • Αποτίμηση σκοπιμότητας: Η διαδικασία αυτή έχει ως στόχο να αιτιολογήσει τη λήψη αποφάσεων για την πραγματοποίηση επενδύσεων. Στην πραγματικότητα χρησιμοποιείται για να επιτρέψει ή όχι την υλοποίηση ενός project.
  • Αποτίμηση επιχειρηματικών απαιτήσεων: Αυτή η μορφή αποτίμησης έχει ως στόχο να καθορίσει τη συλλογή των επιχειρηματικών απαιτήσεων για το ERP.

Παρά το γεγονός ότι οι δύο διαδικασίες αντιμετωπίζονται διαφορετικά, σε πολλές περιπτώσεις αυτό γίνεται την ίδια χρονική στιγμή. Σε κάθε περίπτωση, μια αποτελεσματική αποτίμηση, απαιτεί την κατανόηση των δυνατοτήτων του ERP και πως αυτές οι δυνατότητες μεταφράζονται σε οφέλη, δαπάνες και κινδύνους, βάσει των δεδομένων της επιχείρησης.

3. Αποτίμηση εναλλακτικών λύσεων

Από τη στιγμή που μια επιχείρηση έχει θεμελιώσει τη σκοπιμότητα του έργου και έχει προσδιορίσει τις απαιτήσεις, θα πρέπει να βγει στην αγορά. Έχοντας πραγματοποιήσει τα παραπάνω, θα πρέπει να έχει προσδιορίσει ένα σύνολο απαιτήσεων που μπορεί να χρησιμοποιήσει ως βάση αποτίμησης για τις υποψήφιες λύσεις. Συνδέοντας τη διαδικασία εκτίμησης με πραγματικές επιχειρηματικές και τεχνολογικές ανάγκες, μια επιχείρηση μπορεί να βρεθεί στη θέση να συγκρίνει “μήλα με μήλα”. Επιπλέον γίνεται και λιγότερο τρωτή στους ιδιαίτερα ικανούς πωλητές, οι οποίοι μπορούν να επηρεάσουν μια διαδικασία επιλογής προς μια λύση, η οποία δεν εξυπηρετεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τις απαιτήσεις της επιχείρησης.

Το δύσκολο μέρος της εξωτερικής αποτίμησης είναι η επινόηση μιας προσέγγισης που εξυπηρετεί τις 3 ακόλουθες παραμέτρους.

  • Αποτελεσματική επικοινωνία των επιχειρηματικών απαιτήσεων στους κατασκευαστές
  • Ενεργοποίηση μεθοδικής και ουσιαστικής αξιολόγησης
  • Καθιέρωση ασφαλούς διαδικασίας για την προστασία απέναντι σε false positives.

4. Διαπραγμάτευση συμβολαίου

Δεν θα πρέπει σε καμιά περίπτωση να αγνοούμε τα νομικά που περιλαμβάνονται σε μια συμφωνία ERP. Οι συμφωνίες αυτές έχουν συνήθως μεγάλες επιπτώσεις και στις δυο πλευρές, σε θέματα καθηκόντων και υποχρεώσεων στη διάρκεια της σχέσης, η οποία μπορεί να διαρκέσει και πάνω από 10 χρόνια.

Οι εταιρείες θα πρέπει να κατανοήσουν κάθε όρο και προϋπόθεση και πως όλα αυτά εφαρμόζονται σε ένα πραγματικό σενάριο. Σε γενικές γραμμές υπάρχουν τρία στοιχεία που πρέπει να προσεχθούν:

  • Αδειοδότηση του software ή συνδρομή: Οι όροι και οι προϋποθέσεις εδώ, ορίζουν τα  δικαιώματα, τις υποχρεώσεις και τις νομικές ευθύνες που σχετίζονται με τη χρήση του software.
  • Συντήρηση και υποστήριξη: Αφορά στις υποχρεώσεις και τα δικαιώματα που σχετίζονται με τη συνεχόμενη συντήρηση αλλά και την υποστήριξη του προϊόντος, συμπεριλαμβανομένων διορθώσεων σφαλμάτων, patches, updates και upgrades.
  • Υπηρεσίες: Όροι και συνθήκες που σχετίζονται με την παροχή υπηρεσιών, όπως η ολοκλήρωση και οι σχετικές τεχνικές υπηρεσίες.

5. Προτεραιότητα η διαχείριση της αλλαγής

Η οργανωτική διαχείριση της αλλαγής αναφέρεται στον τρόπο αντιμετώπισης της μετάβασης των ανθρώπινων πόρων από μία υπάρχουσα κατάσταση σε μία μελλοντική. Το ανθρώπινο κεφάλαιο στην περίπτωση ενός ERP project μπορεί να αποδειχθεί και το πιο δύσκολο σε θέματα διαχείρισης. Ενδιαφερόμενοι σε διάφορα επίπεδα της ιεραρχίας είναι πιθανό να έχουν κάποια συμφέροντα που συγκρούονται με την επιτυχία του ERP projects.

Πολλοί θα αντισταθούν στο project για λόγους όπως:

  • Φόβος ότι οι δουλειές τους θα γίνουν περιττές ή θα αντικατασταθούν από το software
  • Φόβος απώλειας των καλύτερων της εταιρείας μέσα στις ομάδες υλοποίησης του project
  • Δυσκολία εκμάθησης νέων καθηκόντων και εργασίας με εξειδικευμένη τεχνολογία

Η διασφάλιση του buy-in του project και η διαχείριση της αντίστασης της αλλαγής είναι κρίσιμοι παράγοντες για την επιτυχία κάθε ERP project. Οι εταιρείες θα πρέπει να εκκινήσουν όσο το δυνατόν ταχύτερα τις διαδικασίες διαχείρισης της αλλαγής.

Διαβάστηκε 4849 φορές

Προσθήκη σχολίου

Βεβαιωθείτε ότι εισάγετε τις (*) απαιτούμενες πληροφορίες, όπου ενδείκνυται. Ο κώδικας HTML δεν επιτρέπεται.


Scroll to top